I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  • Administratorem danych osobowych osób fizycznych korzystających z usług serwisu internetowego spółki, dostępnego pod domeną: https://qls-group.com/ (dalej: Portal), czyli podmiotem, który decyduje o celach i sposobach wykorzystania tych danych, jest QUALITY LOGISTICS SERVICE sp. z o.o. (dalej: Administrator lub Spółka), ul. Przędzalniana 60 (15-688 Białystok), wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000475611, NIP 5423233116, REGON 200805097.
  • Postanowienia Polityki dotyczą wszystkich osób fizycznych korzystających z Portalu, których dane są lub mogą być przetwarzane przez Spółkę, do celów określonych w Polityce (dalej: Użytkownik).

II. ZAKRES ZBIERANYCH DANYCH

  • Zakres zbieranych danych pozostaje związany z celami, do których Administrator wykorzystuje dane osobowe (o celach przetwarzania danych w punkcie III Polityki).
  • Spółka gromadzi dane w zakresie niezbędnym do korzystania z usług Portalu, w tym złożenia zlecenia spedycji poprzez uzupełnieni formularza dostępnego w Portalu, w zakładce „Nadaj przesyłkę” . Dane te obejmują: imię i nazwisko nadawcy oraz odbiorcy przesyłki, adres odbioru i nadania przesyłki, imię i nazwisko osoby do kontaktu ze strony nadawcy i odbiorcy, numer telefonu osób do kontaktu, dane konieczne do wystawienia faktury VAT, np. NIP, adres e-mail zleceniodawcy oraz dodatkowe dane, dobrowolnie podane przez Użytkownika np. adres e-mail osób do kontaktu.
  • Osoby korzystające z Portalu mogą udostępniają Dane osobowe osób trzecich jedynie, gdy takie działanie nie będzie naruszało praw tych osób oraz obowiązujących przepisów prawa.

III. CELE, DO KTÓRYCH DANE SĄ WYKORZYSTYWANE

Wskazane w punkcie II Polityki dane mogą być wykorzystywane przez Spółkę do opisanych poniżej celów:

  • Realizacja oferowanych przez Spółkę usług. W ramach prawidłowej realizacji oferowanych usług Spółka może dokonywać przetwarzania danych w następujących celach:
    • realizacji zleceń spedycji;
    • umożliwienia Użytkownikom kontaktu w zakresie dotyczącym realizacji ich zleceń i jakości świadczonych przez Spółkę usług;
    • wystawiania oraz dostarczania Użytkownikom dokumentów związanych ze świadczonymi usługami, m.in. faktur lub rachunków;
    • informowania osób, których dotyczy niniejsza Polityka o zmianach warunków świadczenia usług lub zasad prowadzonej współpracy.
  • Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. Spółka może przetwarzać dane, gdy jest to niezbędne z uwagi na konieczność ustalenia i dochodzenia przez Spółkę roszczeń lub w przypadku konieczności obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Spółce.
  • Cele marketingowe. Spółka może przetwarzać dane na potrzeby promowania oferowanych przez nią usług. Marketing, o którym mowa może obejmować różne formy aktywności, np. przesyłanie Użytkownikom wiadomości dotyczących promocji lub ofert na usługi Spółki.
  • Realizacja obowiązków prawnych. Spółka może przetwarzać dane osobowe do celów realizacji obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, np. dotyczących rozpatrywania skarg lub reklamacji powstałych w związku ze świadczonymi usługami. Realizacja obowiązków prawnych oznacza, że dane w określonym zakresie mogą być przekazane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie tych przepisów, np. Policji lub organom kontroli. Takie udostępnienie, oprócz przepisu prawa, opiera się także na oficjalnym wniosku podmiotu uprawnionego do otrzymania danych.
  • Cele analityczne i statystyczne. Spółka może wykorzystywać dane do celów analitycznych oraz statystycznych związanych z funkcjonowaniem Portalu.

 

IV. PROFILOWANIE I PLIKI COOKIES

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz profilowanie

  • W ramach doskonalenia Portalu, Spółka może wykorzystywać narzędzia umożliwiające automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie Użytkowników. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych Spółka może w pewnych przypadkach dokonywać oceny wybranych czynników dotyczących Użytkowników w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość.
  • Osoby, których dane są przetwarzane w powyższy sposób mogą w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania ich danych we wskazanych celach (o prawie do sprzeciwu w punkcie VIII Polityki).

Pliki cookies oraz inne podobne technologie

  • Pliki Cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane w pamięci urządzenia Użytkownika (np. na dysku twardym). Mogą one zostać usunięte z pamięci urządzenia poprzez odpowiednią konfigurację ustawień przeglądarki internetowej.
  • Pliki cookies są wykorzystywane jedynie za zgodą Użytkownika. Zgoda jest wyrażana przez kliknięcie oznaczonego miejsca w polu informacyjnym na Portalu lub poprzez odpowiednie ustawienia oprogramowania, w szczególności przeglądarki internetowej. Ograniczenia w stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności Portalu.
  • Użytkownik może w każdym czasie cofnąć wcześniej wyrażoną zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Informacje dotyczące zmiany ustawień dotyczących plików cookies oraz ich samodzielnego usuwania w przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej.
  • Portal wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies:
    • pliki cookies „sesyjne” - są związane z sesją i są przechowywane na urządzeniu Użytkownika do momentu zakończenia sesji, np. poprzez zamknięcie Portalu;
    • pliki cookies „trwałe” - pozostają na urządzeniu Użytkownika po zakończeniu sesji (o ile nie zostaną usunięte przez Użytkownika).
  • Pliki cookies zbierają dane dotyczące korzystania przez Użytkownika z Portalu, np. adres IP, nazwa domeny, typ przeglądarki internetowej, typ systemu operacyjnego, itp. Dane te mogą być użyte do analizy zachowań Użytkowników na Portalu, zbierania danych demograficznych o Użytkownikach, lub do personalizacji zawartości Portalu. Celem zbierania ww. danych jest ułatwienie korzystania z Portalu Użytkownikom oraz dostosowywanie go do potrzeb i oczekiwań Użytkownika. Pliki cookies są wykorzystywane do celów funkcjonalnych, analitycznych i marketingowych.
  • ,,Funkcjonalne” pliki cookies służą ułatwieniu korzystania Użytkownikom z Portalu. Umożliwiają one zapamiętanie preferowanych przez użytkownika funkcjonalności Portalu.
  • Dane gromadzone przez ,,analityczne'' i ,,marketingowe'' pliki cookies nie są powiązane z innymi informacjami, które Użytkownik podaje podczas korzystania z Portalu. Umożliwiają one dostarczenie treści reklamowych dostosowanych do preferencji Użytkownika.
  • Spółka analizuje gromadzone dane korzystając z rozwiązań zewnętrznych dostawców. Aktualnie Spółka używa Google Analytics. To narzędzie działa w oparciu o pliki cookies, jednak nie udostępnia danych umożliwiających identyfikację osób.

V. PODSTAWY PRAWNE WYKORZYSTYWANIA DANYCH

Spółka gromadzi i wykorzystuje dane, gdy posiada do tego odpowiednią podstawę prawną. Podstawy prawne przetwarzania mogą się różnić w zależności od celu, dla którego dane są przetwarzane i obejmują:

  • Niezbędność przetwarzania danych osobowych do wykonania umowy, której stroną pozostaje osoba, której te dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), np. realizacja zlecenia spedycji czy rozpatrywania składanych przez Użytkownika reklamacji oraz zwrotu świadczeń w przypadku odstąpienia od umowy. Przetwarzanie określonych danych jest konieczne do zawarcia oraz prawidłowego wykonania umowy i w tym zakresie jest ono obowiązkowe.
  • Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Spółka może przetwarzać np. dane Użytkowników dla potrzeb rozpatrywania zgłoszonych przez nich reklamacji/skarg odnoszących się do świadczonych usług. Szczegółowe informacje w tym zakresie zawiera ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344). W tym zakresie podanie wymaganych danych jest obowiązkowe.
  • Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Interesy, te mogą obejmować w szczególności prowadzenie analiz i statystyk w zakresie korzystania przez Użytkowników z Portalu, marketing usług oferowanych przez Spółkę, a także możliwość dochodzenia roszczeń lub obronę przed ewentualnymi roszczeniami Użytkowników.
  • Zgoda osoby na przetwarzanie jej danych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). Spółka może gromadzić dane osobowe przekazane dobrowolnie przez Użytkowników, np. w podanych fakultatywnie w formularzu zlecenia spedycji dostępnym w Portalu. Użytkownicy, którzy udzielili zgody na gromadzenie lub wykorzystywanie ich danych osobowych, mogą ją wycofać w dowolnym momencie (o prawie do wycofania zgody w punkcie VIII Polityki). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.

VI. UDOSTĘPNIANIE DANYCH

  • Korzystanie z usług Portalu może wiązać się z udostępnieniem określonych danych Użytkowników innym podmiotom, np. dostarczającym przesyłki, dostarczającym Spółce usługi informatyczne, księgowe lub prawne. Spółka nie udostępnia żadnych danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim, chyba że jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowej działalności związanej z funkcjonowaniem Portalu, stanowi jej obowiązek lub istnieje inna podstawa prawna do udostępnienia określonych danych. Udostępnianie danych może dotyczyć w szczególności:
    • danych niezbędnych do realizacji zleceń spedycji, np. danych kontaktowych i adresowych nadawcy i odbiorcy przesyłki nadanej przez Użytkownika;
    • danych, które muszą znaleźć się na dokumentach rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, np. NIP lub inny numer identyfikujący przedsiębiorcę;
    • danych niezbędnych podmiotom trzecim do prawidłowej realizacji ich zadań, np. przewoźnikom;
    • danych, które muszą zostać udostępnione podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. organom publicznym lub organom kontroli.
  • Dane przechowywane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), ale w przypadku, gdy wymaga tego realizacja zlecenia, mogą one być także przesyłane do krajów spoza tego obszaru.

 

VII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

  • Przetwarzane dane są przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla potrzeb których zostały one zebrane, w szczególności, w przypadku:
    • gdy dane są niezbędne do realizacji umowy, okres ich przechowywania trwa co najmniej do czasu jej rozwiązania;
    • przetwarzania danych opartego na realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, dane będą przechowywane przez okres umożliwiający jego realizację, chyba że wcześniej Użytkownik zgłosi skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania jego danych;
    • przetwarzania danych w oparciu o zgodę Użytkownika, dane będą przechowywane do momentu wycofania wyrażonej przez Użytkownika jego zgody.
  • Okres przetwarzania danych może ulec przedłużeniu w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
  • Po upływie okresu przetwarzania, Administrator trwale usuwa pozyskane Dane osobowe.

VIII. KONTROLA NAD DANYMI ORAZ UPRAWNIENIA UŻYTKOWNIKÓW

Osobom, których dane dotyczą przysługują następujące uprawnienia:

  • Prawo dostępu do danych. Osoba, której dane dotyczą ma prawo uzyskania potwierdzenia, czy Spółka przetwarza jej dane osobowe. Jeżeli przetwarzanie ma miejsce osoba ta jest uprawniona do uzyskania dostępu do tych danych (kopii danych) oraz następujących informacji: celów przetwarzania, kategorii przetwarzanych danych, informacji o odbiorcach danych, planowanym okresie przechowywania danych, informacji o przysługujących uprawnieniach związanych z przetwarzaniem jej danych, możliwości wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru zajmującego się ochroną danych.
  • Prawo do sprostowania danych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Spółki niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.
  • Prawo do usunięcia danych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Spółki niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a Spółka ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w art. 17 RODO, w szczególności, gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały one zebrane lub gdy ich przetwarzanie odbywało się na podstawie zgody, która następnie została cofnięta.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Spółki ograniczenia przetwarzania jej danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO, np. gdy osoba wniosła sprzeciw, o którym mowa w ust. 6 poniżej. W razie skutecznego zgłoszenia żądania ograniczenia przetwarzania Spółka zaprzestanie wykonywania operacji na danych osobowych, które dotyczą osoby występującej z takim żądaniem.
  • Prawo do przenoszenia danych. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła Spółce, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Spółki, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wymienionych w art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody tej osoby.
  • Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Osobie, której dane są przetwarzane przysługuje uprawnienie do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych. Sprzeciw może dotyczyć przetwarzania danych opartego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), w tym marketingu bezpośredniego. Po wniesieniu sprzeciwu Spółce nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, osobie której dane są przetwarzane przysługuje prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  • Prawo do wycofania zgody. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której te dane dotyczą ma ona prawo w dowolnym momencie wycofać tę zgodę. Ewentualne wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na czynności przetwarzania, których dokonano do czasu cofnięcia zgody.

Wskazane uprawnienia związane z przetwarzaniem danych przez Spółka można realizować:

  • listownie na adres Administratora: QUALITY LOGISTICS SERVICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Przędzalniana 60, 15-688 Białystok, lub
  • za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

 

Spółka udziela odpowiedzi na zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od dnia otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony, o czym Spółka poinformuje osobę występującą z żądaniem wraz z podaniem przyczyn takiego działania.

 

IX. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z przetwarzaniem danych osobowych, mogą Państwo kontaktować się ze Spółką za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, na wskazany niżej adres:

QUALITY LOGISTICS SERVICE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

ul. Przędzalniana 60

15-688 Białystok

adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

 

X. AKTUALIZACJE POLITYKI

Polityka pozostaje na bieżąco weryfikowana i jest w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki obowiązuje począwszy od dnia 1.01.2021 r.