Szczególne wyzwania stojące przed branżą drukarską.

Specyfika niektórych branż, jaką jest np. branża związana z drukowaniem kart egzaminacyjnych i kart wyborczych, jest obarczona dodatkowymi wymaganiami dotyczącymi dystrybucji towaru. Są nimi min. krótka i szybka dystrybucja, zachowanie szczególnego bezpieczeństwa, dostawy do rąk własnych, potwierdzenia dostawy na odpowiednich dokumentach i konieczność dostarczenia przesyłki na piętro lub do odpowiedniego pomieszczenia. Przy tego rodzaju dystrybucji nie można opierać się o niesprawdzonych podwykonawców, zwłaszcza w świetle bezpieczeństwa i krótkiego terminu realizacji. Ważnym ogniwem jest też odpowiedni magazyn logistyczny, dający gwarancję pełnej kontroli dostępu do towaru. Ale chyba najważniejszy jest odpowiedni zespół, odpowiadający za ten projekt i jego współpraca ze wszystkim stronami uczestniczącymi w procesie.

Zasady współpracy, wynikające ze specyfiki dostaw i obsługi.

            W 2015 roku rozpoczęliśmy współpracę z drukarnią, która zajmuje się między innymi drukowaniem kart wyborczych. Nasza współpraca, poza pojedynczymi zleceniami w ciągu roku, sprowadza się głównie do wyborów parlamentarnych, samorządowych czy prezydenckich i dystrybucji kart wyborczych do Urzędów Gmin lub innych jednostek samorządowych, w wyznaczonych okręgach wyborczych. Dystrybucja trwa zazwyczaj do 5 dni, ale poprzedza ją kilka bardzo istotnych etapów, które mają bezpośredni wpływ na wywiązanie się z oczekiwań Zleceniodawcy.

            Scenariusz jest powtarzalny i zawsze poprzedzony przekazaniem nam wstępnych danych, będących dla nas podstawą do przedstawienia oferty cenowej. Jeśli w którymś z okręgów wyborczych nasza oferta okaże się najkorzystniejsza, wówczas spośród naszych pracowników wyznaczamy zespół osób odpowiedzialny za zorganizowanie, wynajęcie i ustalenie zasad współpracy z magazynem logistycznym, spełniającym odpowiednie wymagania zarówno pod kątem bezpieczeństwa, jak i ilości doków przeładunkowych oraz odpowiedniej wielkości powierzchni magazynowej. Następnie spośród naszych sprawdzonych przewoźników dobieramy odpowiednią ilość samochodów (zazwyczaj jest ich 15-20) i przypisujemy je do odpowiedniego rejonu dystrybucyjnego. Nie zapominamy również o samochodach wspomagających, których zadaniem jest wyłącznie bycie w stanie pogotowia, na wypadek jakiejkolwiek awarii lub innych zdarzeń drogowych. Kolejnym krokiem jest dobór samochodów liniowych (naczepy), które mają przewieźć karty z drukarni do magazynu cross dockowego, niekiedy oddalonego o kilkaset kilometrów od drukarni. W międzyczasie nasz zespół przypisuje do każdego kierowcy konkretne punkty dostaw na każdy dzień i wspólnie z nimi ustala orientacyjne godziny każdej dostawy. Wówczas dane z awizacjami, datami i godzinami dostaw są przekazywane do drukarni, która zgodnie z tymi informacjami ustawia swoją produkcję i przygotowywanie towaru, tak żeby był on dostępny na magazynie dystrybucyjnym w odpowiednim czasie i dystrybucja szła płynnie i bez przeszkód.

Obustronna satysfakcja i zadowolenie ze współpracy oraz ze zbudowanych relacji.

            Czytając skrócony opis procesu, wydaje się on prosty i nie wymagający szczególnych umiejętności, natomiast dystrybucja trwająca około 4-5 dni zawsze jest poprzedzona 3 lub 4 tygodniowymi i bardzo intensywnymi przygotowaniami, które muszą nam i naszemu Zleceniodawcy dać gwarancję spełnienia wszystkich wymagań i zminimalizowanie wystąpienia problemów czy opóźnień. Okres samej dystrybucji to również czas bardzo aktywny, nerwowy i wymagający od naszego zespołu pełnej koncentracji i dania z siebie maksimum zaangażowania i profesjonalizmu.

            To, że nasz Zleceniodawca wraca do nas przy okazji każdych wyborów świadczy o jego zadowoleniu ze współpracy z nami, z dobrego przepływu informacji i profesjonalnego wywiązywania się ze zleconych nam zadań. Natomiast dla nas jest to naprawdę ogromna satysfakcja z wywiązania się z kontraktu i z tego, że możemy w jakimś stopniu dołożyć naszą małą cegiełkę do pomocy w organizacji wyborów samorządowych, parlamentarnych czy prezydenckich. Podczas tych kilku lat współpracy, udało nam się zbudować relację, w której każda ze stron wie, że może liczyć na wsparcie i pomoc drugiej strony, bo wszystkim nam zależy na skutecznym wywiązaniu się z zadania.