Wyzwanie dla zapewnienia płynności procesów, w branży producentów zabawek, opis problemu.

Długoterminowa nieobecność części zespołu to przypadek, który spotkał lub może spotkać każdego przedsiębiorcę. Niewielka firma zajmująca się produkcją zabawek zderzyła się z takim właśnie problemem, kiedy we wrześniu ubiegłego roku 3 z 4 pracownic działu logistyki odeszły na długoterminowe zwolnienia chorobowe i opiekuńcze. Absencja dwóch z nich miała trwać około 3-4 miesięcy, natomiast trzecia pracownica nie potrafiła przewidzieć czy wróci w ciągu 8 miesięcy.

Okres nieobecności był na tyle długi, że destabilizował pracę działu, zwłaszcza tuż przed okresem świątecznym, czyli szczytem sezonu dla branży producentów zabawek. Jednocześnie był na tyle krótki, że bezzasadne byłoby zatrudnianie nowych osób i szkolenie ich, w świetle „zaledwie” 3 miesięcznej absencji dwóch pracownic.

Analiza różnych koncepcji rozwiązania problemu.

Dylemat, przed którym stanął szef działu spedycji, można było rozwiązać wykorzystując agencję pracy i skorzystania z pracowników tymczasowych. Jednak firma miała złe doświadczenia z zastosowaniem takich rozwiązań i nie zdecydowała się na ten scenariusz.

Zwyczajny zbieg okoliczności sprawił, że 3 tygodnie wcześniej czyli w połowie sierpnia jedna z naszych spedytorek kontaktowała się z kierownikiem spedycji, proponując mu współpracę z nami w zakresie transportu krajowego i międzynarodowego. Wówczas nie wzbudziliśmy jego zainteresowania, jednak zmiana sytuacji w dziale skłoniła kierownika do odświeżenia kontaktu z naszym pracownikiem i rozważenia możliwości outsourcingu usług spedycyjno-transportowych.

Nasze rozwiązanie.

Określiliśmy zasady współpracy, już na starcie ustalając, że będzie ona trwała maksymalnie 6 miesięcy, czyli do powrotu pracownic do firmy. Naszym zadaniem była organizacja transportów do odbiorców krajowych i do dwóch odbiorców w Słowacji. Destynacje były powtarzalne, jednak kluczowa była terminowość załadunków, ponieważ nasz Zleceniodawca dysponował dosyć małym magazynem wyrobów gotowych i transporty musiały być ściśle skorelowane z pracą działu produkcji.

Do obsługi firmy oddelegowaliśmy dwie nasze spedytorki, które podeszły do tego zadania bardzo poważnie i jak zawsze profesjonalnie, mając na uwadze zbliżające się święta i szczyt sezonu sprzedaży zabawek. Załadunki odbywały się głównie na samochody typu bus lub większe solówki i sporadycznie na naczepy, w zależności od możliwości wjazdu do odbiorcy. Kumulacja pracy i intensyfikacja transportów przypadła z końcem października, trwała cały listopad i objęła nawet początek grudnia, z realizacją dostaw poradziliśmy sobie bardzo dobrze i bez większych problemów.

Jaką korzyść przyniosła współpraca z naszą firmą?

Korzyść jaką ta sytuacja przyniosła naszemu Zleceniodawcy, to przede wszystkim terminowa realizacja dostaw i wywiązanie się z jego zamówień. Ale równie ważne było przekonanie się, że zbudowanie relacji z zaufanym partnerem, który wyręczył go w części zadań jest bardzo dobrym rozwiązaniem przy średnioterminowych problemach kadrowych, a outsourcing zadań świetnie sprawdza się także przy kilkumiesięcznym delegowaniu części procesów. Co istotne takie rozwiązanie wcale nie musi być procesem drogim, a na pewno jest tańsze niż koszt skutecznej rekrutacji i wdrożenia nowych pracowników do działu.